Компания «Программные технологии» создала систему электронного документооборота Smarta, построенную на основе облачной платформы bpm’online, но способную при необходимости функционировать полностью автономно в изоляции от внешних сервисов.Новая СЭД на базе bpm’online

Как стало известно CNews, «Программные технологии», российский разработчик решений на платформе bpm’online, выпустил новый продукт – облачную систему документооборота Smarta.

В «Программных технологиях» Smarta называют первой СЭД на российском рынке, которая ориентирована на поставку по модели SaaS (Software as a service – программное обеспечение как услуга) и способна выдерживать высокие нагрузки при работе в облаке, что обеспечивается использованием современных промышленных СУБД (MS SQL, Oracle или PostgreSQL – на выбор заказчика).

Решение построено на базе отечественной платформы управления бизнес-процессами «Террасофт» bpm’online. В отличие от своего предшественника – Docs on bpm’online – Smarta является самостоятельным продуктом, а не просто дополнением к платформе. Продукт совмещает в себе классические функции СЭД (системы электронного документооборота) – управление документами, канцелярией и архивом, контроль исполнительской дисциплины – и технологические мощности в сочетании с фундаментальными принципами облачной платформы bpm’online.

Благодаря возможностям платформы bpm’online новая СЭД способна перевести в облако основные процессы взаимодействия с документами (регистрация, ознакомление, согласование, исполнение, рецензирование) даже для тех организаций, которые на ежедневной основе обрабатывают тысячи документов.

По результатам проведенных испытаний, платформа bpm’online была внесена в Государственный реестр сертифицированных средств защиты информации РФ. Благодаря этому использование СЭД на ее основе соответствует требованиям Федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных».

Работа с документом в системе Smarta

На данный момент система поддерживает функциональность электронной подписи. В следующем релизе разработчики обещают добавить квалифицированную электронную подпись и интеграцию с операторами ЭДО.

Создатели новой СЭД также предусмотрели возможность ее развертывания по более привычной российским клиентам модели on-site – то есть, на серверах заказчика с доступом сотрудников к системе через веб-клиент, работа которого возможна в большинстве популярных браузеров: Chrome, Firefox, Safari, Internet Explorer версии 11 и выше, а также Edge.

Несмотря на тесную взаимосвязь с платформой «Террасофта», Smarta – полностью автономный программный продукт, который может работать и в полной изоляции от внешних сервисов bpm’online и облачной инфраструктуры.

Система позволяет находить документы по их содержимому или значениям атрибутов, а также группировать в дела.

Стоимость решения зависит от количества пользователей и начинается от 23,4 тыс. руб. в год (при развертывании в облаке компании). Как утверждают в компании, с клиентов не взымается дополнительная плата за средства разработки, серверные лицензии, модули почтовых клиентов и техподдержку.

«Умный» документооборот

СЭД Smarta позволяет реализовать «умный» документооборот в организации, который подразумевает не только прогнозируемое заполнение полей в карточках или аналитику исполнительской дисциплины, но и совмещение управленческих концепций.

Система одновременно реализует возможности адаптивного кейс-менеджмента (DCM) и управления бизнес-процессами (BPM). Решение позволяет вводить документы как вручную, так и автоматически – со сканера или из электронной почты, а затем сама определяет тип документа на основе его текста. Кроме того, Smarta может автоматически объединить разные типы документов в дело по заданным признакам (например, по принадлежности к одному проекту или контрагенту).

Маршруты согласования документов можно сохранять в качестве шаблонов. Тем самым формируется библиотека корпоративных кейсов – на их основе можно быстрее обрабатывать подобные документы в будущем, повышая общую производительность организации.

Успешное внедрение в представительстве «Мегафона»

Одним из крупных клиентов Smarta (ранее – Docs on bpm’online) является «ТТ Мобайл», официальное представительство «Мегафона» в Таджикистане, обеспечивающее покрытие сотовой сети для 98% процентов населения страны.

За год с момента внедрения системы в ней было создано 33,5 тыс. заданий на согласование, из них полностью согласовано более 2,5 тыс. договоров. В «ТТ Мобайл» настроены разные маршруты согласования: чем больше и серьезнее договор, тем сложнее его маршрут.

До внедрения СЭД согласование стандартного договора занимало от 7 до 15 дней. После внедрения, в среднем, такой договор подписывается в срок от 4 до 6 дней. Подписание дополнительного соглашения или изменение реквизитов занимает не более 3 дней.

О платформе bpm’online

Bpm’online, разрабатываемая российской компанией «Террасофт» представляет собой облачную платформу для высокопроизводительных бизнес-приложений. Bpm’online – это набор готовых инструментов для автоматизации бизнес-процессов предприятия, собственная среда разработки, сообщество пользователей и партнеров, а также магазин с коллекцией готовых приложений для решения различных задач бизнеса.

Через магазин «Террасофта» пользователи СЭД Smarta имеют доступ к более чем 350 готовых коннекторов, дополнений и отраслевых решений для расширения возможностей системы, а также готовых шаблонов бизнес-процессов, которые можно использовать для работы с документами.

На онлайн-площадке представлены как платные, так и бесплатные разработки представителей сообщества. Таким образом, СЭД Smarta можно расширять и настраивать исходя из потребностей, подключая к ней различные программные продукты для автоматизации других аспектов работы организации (помимо, собственно, документооборота), поскольку все они построены на базе единой платформы bpm’online, а, следовательно, возможна их быстрая связка друг с другом.

Источник